無紙化會(huì)務(wù)管理軟件

無紙化會(huì)議系統(tǒng)的管理軟件，可支持多個(gè)會(huì)議室、多個(gè)會(huì)議的同時(shí)管理，通過可視化的頁(yè)面交互方式，使會(huì)議預(yù)約、會(huì)議配置、議題設(shè)置、座次預(yù)設(shè)操作更加高效，提高無紙化會(huì)議的創(chuàng)建、配置的效率，提升會(huì)議過程中信息交互、資料管理和會(huì)議后資料歸檔以及資料安全備份的能力。

? 系統(tǒng)管理功能
1、組織管理：公司的組織架構(gòu)具有上級(jí)部門、下級(jí)部門及上級(jí)管理下級(jí)的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)采用樹形結(jié)構(gòu)可以無限級(jí)的子節(jié)點(diǎn)操作，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)部門或機(jī)構(gòu)的真實(shí)對(duì)應(yīng)。系統(tǒng)預(yù)設(shè)本單位部門、外單位部門兩個(gè)部分，用于本單位用戶以及外單位參會(huì)人員的分組歸類管理。組織管理包括組織信息的錄入、組織信息的維護(hù)、組織與用戶對(duì)應(yīng)關(guān)系設(shè)置等。在實(shí)際系統(tǒng)過程時(shí)，系統(tǒng)通過標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)對(duì)接模板，與使用單位的組織架構(gòu)匹配后通過Excel模板進(jìn)行組織信息導(dǎo)入。
2、角色管理：系統(tǒng)中認(rèn)定角色是一組用戶權(quán)限的合集，具有指定權(quán)限操作、訪問特定資源的行為。系統(tǒng)默認(rèn)定義角色：超級(jí)系統(tǒng)管理員、會(huì)議管理員、普通用戶。超級(jí)系統(tǒng)管理員主要操作功能：用戶管理、組織管理、會(huì)議室管理、會(huì)議室終端管理等；會(huì)議管理員主要操作功能：創(chuàng)建會(huì)議、配置會(huì)議、設(shè)備管理、統(tǒng)計(jì)分析等；普通用戶主要操作功能：通過日歷方式展示會(huì)議日程安排，查詢會(huì)議信息、會(huì)議資料、參會(huì)人員等。
3、用戶管理：系統(tǒng)管理員可通過用戶管理功能，通過信息采集的方式將使用單位包含的所有用戶錄入或?qū)胂到y(tǒng)，可將用戶與組織指定關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)具備手機(jī)號(hào)碼、用戶姓名檢索數(shù)據(jù)的功能。
4、會(huì)議室類型管理：當(dāng)使用單位的會(huì)議室數(shù)量繁多、功能復(fù)雜的情形時(shí)，需要通過會(huì)議室類型對(duì)會(huì)議室的通途進(jìn)行標(biāo)注描述。系統(tǒng)默認(rèn)配置洽談室（5人以下無無紙化終端）、小會(huì)議室、中會(huì)議室、大會(huì)議室、視頻會(huì)議會(huì)議室等會(huì)議室類型，同時(shí)可勾選是否屬于無紙化會(huì)議室。創(chuàng)建會(huì)議室的時(shí)候可以選擇會(huì)議室類型作為篩選條件，便于創(chuàng)建會(huì)議時(shí)、會(huì)議室維護(hù)時(shí)的快速定位會(huì)議室。
5、會(huì)議室管理：支持多個(gè)會(huì)議室管理，系統(tǒng)對(duì)會(huì)議室的基本信息、資產(chǎn)信息、會(huì)議室內(nèi)固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一的管理和維護(hù)。通過可視化的設(shè)計(jì)工具實(shí)現(xiàn)會(huì)議室的布局、固定資產(chǎn)擺放、無紙化終端配置等功能。使用系統(tǒng)會(huì)議室管理模塊按照會(huì)議室內(nèi)桌椅、無紙化終端實(shí)際布局，可視化拖拽設(shè)置會(huì)議室內(nèi)座次，并且綁定設(shè)備終端。
6、終端管理：無紙化會(huì)議系統(tǒng)具備較強(qiáng)的終端兼容能力，系統(tǒng)適配無紙化會(huì)議終端、會(huì)議信息顯示終端、侯會(huì)信息播報(bào)終端、會(huì)議服務(wù)交互終端、信號(hào)接入控制器、信號(hào)輸出控制器、會(huì)議標(biāo)語終端。所有的終端在通過管理軟件能自動(dòng)尋找主機(jī)并進(jìn)行控制管理，實(shí)時(shí)顯示終端的聯(lián)機(jī)狀態(tài)、運(yùn)行狀態(tài)。與會(huì)議室綁定后，通過可視化設(shè)計(jì)器頁(yè)面，可以配置終端的顯示內(nèi)容、顯示背景。終端可進(jìn)行分組，實(shí)現(xiàn)對(duì)一組終端的批量化操作應(yīng)用。
7、歡迎界面管理：當(dāng)會(huì)議啟動(dòng)后，無紙化會(huì)議終端屏幕所顯示的會(huì)議歡迎致辭。通過系統(tǒng)管理頁(yè)面利用可視化組件實(shí)現(xiàn)對(duì)歡迎界面的自定義設(shè)計(jì)，可以為每一個(gè)會(huì)議室設(shè)置一個(gè)不同的歡迎界面，滿足會(huì)議室日常開會(huì)不同主題顯示定制化歡迎致辭的業(yè)務(wù)需求。
8、電子桌牌：電子桌牌用于替代會(huì)議室內(nèi)的塑料夾紙質(zhì)的桌牌，使參會(huì)人員信息顯示元素更豐富，內(nèi)容顯示更清晰。系統(tǒng)具有電子桌牌可視化配置功能，可以實(shí)現(xiàn)電子桌牌樣式的自定義設(shè)計(jì)，還可以對(duì)每一個(gè)會(huì)議室設(shè)置不同的顯示界面。
9、會(huì)議標(biāo)語管理：會(huì)議標(biāo)語用于召開無紙化會(huì)議時(shí)大屏幕的默認(rèn)橫幅標(biāo)語內(nèi)容的投放，避免會(huì)議室內(nèi)大屏幕顯示無信號(hào)的尷尬，系統(tǒng)具備會(huì)議標(biāo)語可視化配置功能，可自定義每場(chǎng)會(huì)議顯示不同的會(huì)議標(biāo)語。
10、信發(fā)模板管理：利用可視化設(shè)計(jì)器配置會(huì)議信息顯示終端的顯示內(nèi)容，可配置視頻、甘特圖、按鈕動(dòng)作，使會(huì)議信息終端配置后具備更符合現(xiàn)場(chǎng)情況的顯示模式、操作模式。
11、會(huì)議室資產(chǎn)管理：提供資產(chǎn)管理清單，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議室內(nèi)所有固定資產(chǎn)如電子類產(chǎn)品、座椅類資產(chǎn)等的管理，使用過程中發(fā)生故障后通知維保單位及時(shí)維修。
12、會(huì)議通知管理：系統(tǒng)會(huì)議創(chuàng)建完畢后，可以通過郵件、短信兩種方式將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議通知的內(nèi)容、格式均可配置，管理員可按照短信、郵件兩種通知方式自定義通知模板。
13、會(huì)議室維修管理：考慮到會(huì)議室作為資產(chǎn)管理存在維修這種使用暫停的特殊狀態(tài)，系統(tǒng)管理員可根據(jù)實(shí)際情況、維修的時(shí)間在系統(tǒng)中填寫會(huì)議室維修周期，填寫完畢后系統(tǒng)認(rèn)為此會(huì)議室在這段時(shí)間不具備使用條件，因此會(huì)議管理員不能在這個(gè)會(huì)議室的此時(shí)段創(chuàng)建會(huì)議。
14、統(tǒng)計(jì)分析：具備會(huì)議室報(bào)表、可視化統(tǒng)計(jì)兩種方式，更好的滿足管理部門對(duì)會(huì)議室管理的需要。

會(huì)前功能
1、會(huì)議日歷：登錄無紙化會(huì)議服務(wù)器管理系統(tǒng)后，默認(rèn)使用日歷的方式展示給用戶當(dāng)月的每天會(huì)議日程安排，在有會(huì)議的日期內(nèi)縮略顯示會(huì)議主題，點(diǎn)擊日期詳細(xì)查看當(dāng)日的會(huì)議信息、會(huì)議資料和會(huì)議參會(huì)人員。
2、會(huì)議預(yù)約：使用單位每個(gè)會(huì)議室每天均可創(chuàng)建自由時(shí)間段的多個(gè)會(huì)議，便于提升會(huì)議室的有效利用率。在會(huì)議預(yù)約模塊能通過會(huì)議室名稱、會(huì)議室類型、會(huì)議時(shí)間多種方式篩選目標(biāo)會(huì)議室的空閑時(shí)間，結(jié)合甘特圖可視化并加以顏色的顯示模式，使管理員能直觀看到會(huì)議室的空閑時(shí)間，點(diǎn)擊可預(yù)約會(huì)議。
3、會(huì)議創(chuàng)建：會(huì)議預(yù)約完成后，開始對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)建，分為四步。第一步：會(huì)議基本信息配置，可以通過組織架構(gòu)的方式選擇多個(gè)參會(huì)人員，默認(rèn)匹配參會(huì)人員角色，系統(tǒng)可對(duì)參會(huì)人員選擇會(huì)議主席、會(huì)議秘書兩種高級(jí)權(quán)限角色。在特殊會(huì)議的情況下，可對(duì)參會(huì)人員在會(huì)議中使用的無紙化會(huì)議終端任何功能進(jìn)行刪減。會(huì)議基本信息配置還可以設(shè)置會(huì)議簽到方式、會(huì)議提醒功能。第二步：會(huì)議議題配置，在文本框中快速輸入會(huì)議主題即可依次創(chuàng)建多個(gè)會(huì)議議題，每個(gè)議題可批量上傳多個(gè)會(huì)議資料，會(huì)議資料可以是Office文檔類、PDF類、圖片類、視頻類文件資源，會(huì)議議題通過點(diǎn)擊“上下按鈕”調(diào)節(jié)議題順序，會(huì)議資料跟隨議題進(jìn)行調(diào)整。為了使會(huì)議適應(yīng)更多的應(yīng)用場(chǎng)景每個(gè)議題下可配置不同的參會(huì)人員。第三步：參會(huì)人員座次匹配，逐個(gè)選擇議題，通過拖拽參會(huì)人員的方式，在會(huì)議室實(shí)際可視化圖形布局的頁(yè)面上擺放參會(huì)人員的落座位置。第四步：設(shè)置會(huì)議橫幅標(biāo)語。
4、會(huì)議啟動(dòng)：會(huì)議即將接近預(yù)約時(shí)間，并且當(dāng)前會(huì)議室沒有被其他會(huì)議占用時(shí)，會(huì)議管理員角色在我創(chuàng)建的會(huì)議列表中點(diǎn)擊啟動(dòng)按鈕，會(huì)議室內(nèi)的無紙化終端開始執(zhí)行升降屏升起、無紙化客戶端軟件啟動(dòng)等操作。
5、會(huì)議取消：在會(huì)議未啟動(dòng)之前，可以將會(huì)議取消，會(huì)議取消后會(huì)議室在此時(shí)段可以被其他會(huì)議管理員預(yù)約其他會(huì)議。
? 會(huì)中功能
1、會(huì)議延后：在會(huì)議召開的過程中，經(jīng)常會(huì)遇到會(huì)議拖延未按照會(huì)議預(yù)約時(shí)間結(jié)束會(huì)議這種情況，系統(tǒng)允許這種實(shí)際情況的發(fā)生。當(dāng)上一會(huì)議未結(jié)束，影響到本次會(huì)議進(jìn)行時(shí)，會(huì)議管理員可以在這種情況下選擇會(huì)議延后，在重新預(yù)約當(dāng)前會(huì)議室向后的一個(gè)時(shí)間段召開會(huì)議，保證會(huì)議的合理安排。
2、候會(huì)播報(bào)：在會(huì)議召開的過程中，可里利用候會(huì)信息屏語音播報(bào)使參會(huì)人員積極入場(chǎng)。
3、會(huì)議標(biāo)語：在會(huì)議召開的過程中，可遠(yuǎn)程切換會(huì)議室內(nèi)會(huì)議標(biāo)語的顯示內(nèi)容及模板。
? 會(huì)后功能
1、資料整理：會(huì)議資料分為會(huì)前資料、會(huì)中資料、會(huì)后資料三個(gè)部分；會(huì)前資料為會(huì)議管理員創(chuàng)建會(huì)議配置會(huì)議議題的時(shí)候上傳的所有資料，也可以叫做會(huì)議資料源文件。會(huì)中資料分為電子白板資料、會(huì)議批注資料、會(huì)議紀(jì)要三個(gè)部分，每一位參會(huì)人員所保存的電子白板內(nèi)容，會(huì)議過程中對(duì)會(huì)議資料標(biāo)注的內(nèi)容，會(huì)議秘書記錄的會(huì)議紀(jì)要都會(huì)自動(dòng)保存，存儲(chǔ)在會(huì)中資料部分。同時(shí)，會(huì)議秘書在會(huì)議過程中使用會(huì)議紀(jì)要功能所記錄的內(nèi)容，也保存在會(huì)中資料內(nèi)。會(huì)后資料的整理主要為補(bǔ)充的資料，可以在資料整理功能中通過上傳的方式補(bǔ)充會(huì)后資料。

湃格智能專注于無紙化辦公一體化整體解決方案，擁有自主商標(biāo)品牌PIEGO(湃格），旨在讓會(huì)議、會(huì)議室、會(huì)議室設(shè)備更好的連接和聯(lián)系在一起，提高會(huì)議室使用效率，產(chǎn)品主要包括：無紙化會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)、會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)、無紙化系統(tǒng)、無紙化會(huì)議預(yù)約、多功能會(huì)議室、會(huì)議系統(tǒng)等，擁有完整的產(chǎn)品及解決方案。